Pillole di time management per gestire efficacemente il proprio tempo
Quando le giornate sono piene ma i risultati non arrivano
Quando si parla di gestione del tempo, i professionisti condividono spesso la sensazione che, nonostante le giornate risultino piene di impegni e attività, sembra di non aver dedicato abbastanza tempo a ciò che conta davvero.
La prima cosa che solitamente si fa è andare alla ricerca di nuove strategie che facciano “guadagnare tempo”: nuovi trucchetti, trend o app che ci illudono inizialmente di poter risparmiare ore preziose. Poi, dopo un timido entusiasmo, questa sensazione tende a ripresentarsi.
Quando si parla di time management, il vero problema non è la quantità di ore a disposizione, ma il modo in cui queste vengono impiegate.
Ecco perché, parlare di gestione del tempo significa parlare prima di tutto di scelte.
Essere occupati non significa automaticamente essere efficaci
All’interno di un‘organizzazione, sia essa di piccola, media o grande dimensione, ci sono tanti modi di impiegare il tempo: rispondere alle richieste dei clienti, gestire problemi, organizzare riunioni, guidare collaboratori. Ognuna cambia a seconda del ruolo, delle competenze e degli obiettivi che ci poniamo.
Tutte le attività sono necessarie, ma siamo sicuri che abbiano tutte lo stesso peso quando si parla di raggiungere i nostri obiettivi?
La domanda che dovremmo farci non è: “Quanto ho lavorato oggi?”
ma piuttosto: “Quanto del mio lavoro ha generato valore?”
Questa differenza segna il confine tra una gestione efficace o meno del nostro tempo.
Come stiamo investendo il nostro tempo?
Come primo passo verso una gestione del tempo più efficace, occorre analizzare come quest’ultimo viene distribuito in un arco temporale che possiamo identificare in una settimana lavorativa.
Un esercizio semplice e di grande utilità consiste nel mappare tutte le attività che sono proprie del ruolo che si ricopre: il risultato sarà una lista di tutti i compiti che si svolgono in maniera ricorrente.
Per ogni attività che si evidenzia, andrà stimato il tempo che mediamente ciascuna attività occupa nella settimana lavorativa.
La fotografia che spesso ne emerge vede una parte significativa delle energie assorbita da attività che richiedono attenzione immediata ma che poi a lungo andare producono un impatto limitato (se non nullo) sugli obiettivi strategici e soprattutto sui nostri risultati.
Saper distinguere ciò che è urgente da ciò che è importante
E’ ovvio che non tutte le attività hanno lo stesso peso.
Le attività urgenti riguardano quelle azioni che richiedono una risposta immediata perché, se trascurate, generano conseguenze (quasi sempre negative) concrete nel breve periodo.
Le attività importanti invece, sono decisamente meno rumorose, ma fondamentali per la crescita professionale. Si identificano in attività legate alla programmazione, allo sviluppo del business, alla relazione con i clienti, alla crescita dei collaboratori.
Paradossalmente, proprio quest’ultime vengono spesso posticipate perché non “urlano”.
Eppure sono proprio quelle attività che riducono problemi futuri, prevengono situazioni critiche e creano le condizioni per una crescita sostenibile.
Esserne consapevoli è già un primo passo verso una gestione del tempo più sostenibile ed efficace.
Identificare le (poche) attività con cui raggiungere (molti) risultati
In ogni professione esistono delle attività ad alto valore che producono risultati molto superiori rispetto al tempo investito.
La sfida consiste nel focalizzarle con chiarezza; una volta individuate, se messe in pratica con costanza, aiutano a raggiungere la maggior parte dei risultati.
“Quali attività generano il maggiore ritorno in termini di risultati e opportunità?”
La risposta a questa domanda guida il professionista ad identificare dove concentrare le energie migliori. Perché non tutte le attività meritano la stessa attenzione.
La nuova programmazione settimanale
Una volta individuate, queste attività importanti vanno programmate in agenda con una routine chiara e precisa.
L’obiettivo è dedicare uno spazio protetto a ciò che, se fatto con costanza, ci aiuterà a raggiungere maggiori risultati.
Lo scopo non è costruire una programmazione blindata e rigida; al contrario, più la nostra agenda sarà agile e flessibile, più riusciremo a rispettarla e ad adattarla agli imprevisti della vita quotidiana.
Dedicare un tempo specifico settimanale per determinate responsabilità garantisce la continuità alle attività strategiche (e quindi, a quelle famose attività “importanti” per lo sviluppo della nostra organizzazione)
Costruire abitudini che sostengano la crescita
Per non rischiare di abbattersi dopo poco, perché ad esempio la nostra programmazione non sta funzionando come avevamo immaginato, bisogna tenere a mente una regola fondamentale: la vera efficacia non nasce da uno sforzo straordinario occasionale, nasce dalla ripetizione.
Quando le attività importanti trovano una collocazione salda all’interno della settimana, richiedono meno energia mentale e diventano progressivamente parte del proprio modo di lavorare.
Più riusciamo a rendere la nostra organizzazione prevedibile, maggiore sarà la qualità dell’energia (e quindi del tempo) che riusciremo a dedicare alle sfide più complesse.
Il vero obiettivo non è avere più tempo, ma poter scegliere come utilizzarlo
La conclusione che è emersa dal nostro incontro è che tutti i professionisti sono d’accordo nel voler gestire meglio il loro tempo.
La consapevolezza che questo è una risorsa limitata è un punto fermo per iniziare a cambiare prospettiva: dedicare più energie alle attività che fanno crescere il proprio ruolo e quindi la propria organizzazione.
Il tempo rimarrà sempre una risorsa limitata.
La differenza la farà la capacità di scegliere, ogni giorno, dove investire la propria attenzione.
